NIRAS is de instelling die in België verantwoordelijk is voor het beheer van radioactief afval. Haar belangrijkste doelstelling is mens en milieu, vandaag en op zeer lange termijn, te beschermen tegen de mogelijke risico's die verbonden zijn aan het bestaan van radioactief afval. Wil je meer over weten over onze activiteiten? Raadpleeg dan onze website www.niras.be.
Ben je geïnteresseerd om ons te helpen het radioactieve afval te beheren met strikte inachtneming van de toepasselijke wet- en regelgeving, bij te dragen aan de realisatie van grote maatschappelijke projecten, zoals de berging van radioactief afval? In dat geval willen we je graag ontmoeten!
Om de directeur-generaal en de dienst Communicatie te ondersteunen, zijn wij momenteel op zoek naar een
Directiesecretaris
Inhoud van de functie
In je functie ondersteun je de directeur-generaal en de dienst Communicatie, die rapporteert aan de directeur-generaal, bij de uitvoering van hun werkzaamheden. Je ondersteunt hen proactief op organisatorisch en administratief vlak.
Je verantwoordelijkheden
Je ondersteunt de directeur-generaal met je administratieve talent; je hebt een vertrouwensfunctie waarin organiseren en anticiperen centraal staan.
Je verzorgt in dit kader de volgende taken:
- interne communicatie en coördinatie van informatie van de directeur-generaal naar de verschillende diensten en medewerkers.
- opvolging, verwerking, sortering en distributie van de inkomende (mail)correspondentie.
- agendabeheer.
- voorbereiding van allerlei meetings en bijeenkomsten.
- voorbereiding van documenten en power-point presentaties.
- opmaken van notulen van meetings en de verdere opvolging ervan.
- organisatie en logistieke ondersteuning van vergaderingen (materiaal, reservaties, catering, documenten voorbereiden, enz.).
- meedenkend opvolgen van verschillende lopende acties, dossiers en gebeurtenissen (bv. afspraken, contacten met interne en externe personen, inhoudelijke zaken, enz.).
- fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten via mail, telefoon en face-to-face.
- filteren van vragen en opmerkingen.
- ontvangen van bezoekers op een professionele manier.
Je beheert de administratie van de dienst Communicatie als een echte account en bent verantwoordelijk voor:
- de opvolging en bewaking van de communicatiebudgetten in Microsoft Dynamics AX.
- de opvolging van bestelbonnen en facturen.
- het beheer, onderhoud en verdere uitbreiding van de databases in ons CRM-systeem volgens de GDPR-normen.
- het beheer van alle communicatiemateriaal.
- de organisatie en logistiek van de vergaderingen. Je verzamelt op voorhand de nodige input zodat de vergadering goed wordt voorbereid, je maakt de verslagen van de vergaderingen en zorgt voor de opvolging ervan.
- Je overlegt op regelmatige basis met interne diensten (bv. vertaaldienst) en de externe leveranciers waaronder het creatieve bureau, drukkerijen, copywriters, fotografen, enz.
Je profiel
- Je hebt een bachelordiploma in secretariaat/office management/management assistant.
- Je kan zelfstandig werken, maar vindt ook teamgeest belangrijk.
- Je hebt zin voor initiatief en verantwoordelijkheid.
- Je hebt aanleg voor administratie en organisatie.
- Je bent discreet en kan omgaan met vertrouwelijke informatie.
- Je bent een geboren organisator en multitasker, proactief, anticiperend, assertief, stressbestendig, excellent in de coördinatie van zaken.
- Je bent dynamisch, servicegericht, werkt snel en zeer nauwkeurig; je volgt alles spontaan en proactief op.
- Je bent flexibel in denken en doen.
- Je hebt uitstekende verbale en schriftelijke communicatievaardigheden in het Nederlands en het Frans. Je beheerst ook voldoende het Engels om met internationale contacten te communiceren.
- Je hebt een zeer goede kennis van de courante pc-/softwarepakketten (MS Office, Internet, enz.).
- Je werkt voltijds in een 40-urenregime.
Wat NIRAS biedt je ?
Als enige beheerder van radioactief afval in België biedt NIRAS je een unieke werkomgeving. Wie bij ons werkt, streeft met veel drive en verantwoordelijkheidszin naar duurzame oplossingen.
Dat doen we voor onszelf én toekomstige generaties. Met respect voor elkaar, de regelgeving, wetenschappelijke inzichten en het milieu. Wat ons allen verbindt, is de maatschappelijke meerwaarde van onze job.
Bij NIRAS kan je rekenen op:
Een voltijds vast contract met een aantrekkelijk loon én tal van andere voordelen:
- een groeps- en hospitalisatieverzekering;
- een cafetariaplan waarmee je zelf kan kiezen voor bepaalde voordelen, bv. meer verlof in plaats van een 13e maand, elektrische fiets of wagen;
- een gsm-abonnement aan voordeeltarief;
- maaltijdcheques van €8;
- ecocheques;
- abonnenement voor het openbaar vervoer;
- telewerk -en onkostenvergoeding;
Een prima werk-privébalans: je hebt flexibele werkuren, minstens 42 verlofdagen per jaar en je kan 2 dagen per week telewerken (na een inwerkperiode van 3 maanden);
Moderne werkmiddelen en een aangename werkomgeving die samenwerken en brainstormen faciliteren;
In ons gloednieuw gebouw vind je verschillende catering-opties, zoals een warme maaltijd en een salad bar;
Een participatief beleid waarin we inzetten op verbindend leidinggeven;
Coaching om je expertise en je veerkracht verder te ontwikkelen.
Waar is je werkplek?
Je werkt op ons kantoor in Brussel (Koning Albert II-laan 32, 1000 Brussel). Als dat uitzonderlijk eens nodig is, ga je naar onze sites in Dessel of Fleurus.
Hoe solliciteren?
Heb je interesse voor deze functie? Solliciteer dan via de knop hieronder. Ken je iemand die de nodige kwalificaties bezit om ze uit te oefenen? Stuur dan gerust deze vacature door.
Indien je nog vragen hebt, aarzel dan niet om eerst contact op te nemen met het Recruitment Team via jobs@nirond.be.
NL
